先日、ちょっとした Microsoft 365 あるある に遭遇しました。
会社で別の人が作った Word ファイルの体裁が気に入り、それをベースに自分用の文章を作成して SharePoint に保存したところ…
なんと 「秘密度の高い文書が移動された可能性があります」 という警告メールが所属部門に飛んでいきました。
作成した文書自体には秘密度なんてまったくないのに、なぜ？？
少し焦りつつ原因を探っていくと、どうやら 元のファイルに秘密度ラベルが設定されていた ことが原因でした。
秘密度ラベルの解除がどこにも見つからない！
「じゃあ秘密度ラベルを外せばいいだけだよね」と思って作業開始。
しかし、Word アプリで開いても秘密度を変更するボタンが見当たらない。
- リボンにもない
- ファイル情報にもない
- どこを探しても見つからない
正直、これは少しハマりました。
ブラウザ版 Word を開いたら一発で解決
最終的にたどり着いたのが、ブラウザで Microsoft 365 を開く方法。
SharePoint 上で該当ファイルを「ブラウザーで開く」と、
Word 上部にしっかり 「秘密度」 のボタンが表示されているではありませんか。
そこから秘密度ラベルを「なし」に変更したところ、無事に問題解決。
やっと肩の荷がおりました…。
Microsoft 365 は便利だけど、設定で迷うことも多い
今回の件で実感したのは、
Microsoft 365 は便利だけれど、機能が多すぎて意外なところで迷子になる
ということ。
秘密度ラベルのような情報保護機能は企業にとって重要ですが、
操作方法が直感的でないと、今回のように「どこで設定されているの？」となりがちです。
公式の解説はこちら
秘密度ラベルの設定・解除については、Microsoft の公式ページがとても詳しいです。
同じような状況になった場合はこちらを参照すると確実です。
ファイルやメールに機密ラベルを適用して、組織の情報保護ポリシーに準拠した状態に保つことができます。
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